10 Consejos para una Gestión de Proyectos Exitosa
Durante ciertas circunstancias, una empresa puede tener que cambiar la forma en que opera y cambiar a un entorno de trabajo desde casa. Así que estos 10 Consejos para una Gestión de Proyectos Exitosa son vitales para mejorar.
Esto significa que muchos roles, particularmente el de los gerentes de proyectos, tienen que ajustar sus métodos y estrategias de comunicación a medida que cambian la labor remota en medio de un panorama laboral cambiante. A medida que los gerentes de proyecto aprenden a adaptarse a una nueva forma de vida y faena, es importante prestar atención a los consejos que te ayudarán a navegar en estos tiempos. En este artículo, definimos la gestión de proyectos y te brindamos consejos para ayudarte a encontrar el éxito continuo en esta carrera.
Aquí hay 10 consejos que pueden ayudarte a convertirte en un mejor administrador de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la planificación e implementación de los diversos proyectos de una empresa u organización. Implica la aplicación de varias herramientas, habilidades y técnicas para producir un proyecto y cumplir con sus plazos y requisitos. Los gerentes de proyecto administran el presupuesto de un proyecto, monitorean su progreso y administran cualquier riesgo. La gestión de proyectos en sí misma implica el uso de una variedad de habilidades que incluyen habilidades con las personas, habilidades de liderazgo, habilidades de gestión del tiempo, habilidades de gestión de riesgos y habilidades de pensamiento crítico.
1. Proporciona una comunicación clara y oportuna
Como gerente de proyecto remoto, debes estar al tanto de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las videollamadas para liderar a tu equipo de manera efectiva desde lejos. Este es especialmente el caso en tiempos de miedo e incertidumbre.
Se honesto y claro, continúa haciendo de la comunicación una prioridad máxima. Utiliza una amplia gama de herramientas de comunicación para mantenerte en contacto con las partes relevantes, incluidos tu equipo y tus clientes. Si bien es importante tener reuniones y registros regulares, realiza llamadas o correos electrónicos adicionales para proporcionar actualizaciones de estado continuas. Esto asegura que todos entiendan sus objetivos y deberes diarios o semanales.
2. Organiza tu espacio de trabajo
A medida que haces la transición a una rutina de laborar desde casa, crea un espacio de trabajo propicio puede ayudarte a seguir siendo productivo. Reúne y organiza tus herramientas de trabajo y asegúrate de que tu área de trabajo esté libre de desorden y distracciones. Esto puede ayudarte a realizar tu trabajo de manera más eficiente y ayudarte a mantenerte enfocado.
Si ayuda, considera más de un espacio de trabajo en tu hogar. Tener dos espacios de trabajo te brinda dos áreas para atender una llamada de tu ocupación. Si haces esto, asegúrate de tener tu equipo móvil listo para tomar una llamada fuera de tu espacio de trabajo principal.
3. Implementa pautas para trabajar desde casa
Si tú y tu equipo de gestión de proyectos son nuevos en el trabajo remoto, intente establecer pautas que puedan describir mejor tus expectativas y mantener la productividad. Las políticas que implementes también deben abordar cómo manejará los problemas de seguridad, cómo se verá el nuevo flujo de trabajo y los nuevos métodos de comunicación. Cuanto mejor entienda esto tu equipo, más fácil será la transición.
4. Se flexible
Como gerente de proyecto remoto que laboras con varios clientes del proyecto y miembros del equipo, es importante adaptarte a los cambios en curso. Esto incluye ser adaptable con respecto a los problemas que surjan, la falta de comunicación o la coordinación de horarios fallida. Esté disponible cuando los clientes lo necesiten y aprovecha las diversas herramientas de comunicación disponibles para facilitar este nuevo estilo de trabajo.
También es importante que estes abierto a cambiar los planes o los plazos de los proyectos. Debido a que estás trabajando en condiciones y circunstancias nuevas, es normal que las cosas cambien sin previo aviso. Mantén la calma y evalúa los cambios necesarios para adaptarte rápidamente.
5. Usa herramientas de colaboración en proyectos
Dado el auge de la tecnología, existen varias herramientas que pueden ayudarte a navegar con éxito la gestión de proyectos desde la comodidad de tu hogar. Para las reuniones, utiliza plataformas de videoconferencia que te permitan reunirte con tu equipo de forma virtual. Si necesitas compartir archivos, considera usar herramientas basadas en la nube que te permitan enviar mensajes y colaborar en ciertos documentos sin importar su ubicación. También hay muchas herramientas de seguimiento del estado del proyecto que pueden ayudarte a cumplir con los plazos, como las soluciones de gestión de cartera de proyectos.
6. Ten reuniones frecuentes
Dado que ya no estás interactuando con todos cara a cara, es importante mantener un cronograma constante de reuniones virtuales para mantenerte actualizado con los últimos desarrollos de proyectos y lo que sucede con tu equipo. Junto con el estado semanal y las reuniones de equipo, considera una reunión de proyecto mensual o trimestral para aumentar la colaboración del equipo. Brinda más oportunidades para la discusión puede ayudar a tu equipo a sentirse más seguro de sus habilidades. Estos son algunos consejos que te ayudarán a manejar estas reuniones:
- Considere la zona horaria de todos. Si tiene clientes o miembros del equipo en diferentes zonas horarias, ten esto en cuenta cuando planifique una videollamada. Esto asegura que todos puedan asistir a una hora razonable.
- Cíñete a una agenda. Mantente en la tarea tanto como sea posible y haz la llamada detallada pero concisa. Esto permite que todos puedan volver al trabajo lo antes posible sin perder un tiempo valioso.
- Muestra tu entusiasmo. Como gerente, debes marcar la pauta para un nuevo proyecto. Durante la reunión inicial, en particular, muestra tu pasión por el proyecto para impulsar el impulso del equipo. Esto puede ayudarlos a emocionarse y ser más productivos.
- Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar. Si ciertos miembros del equipo no han hablado durante la reunión, dale a todos la oportunidad de hacer preguntas al final de la llamada. Esto les permite plantear cualquier inquietud y les permite saber que son escuchados y valorados.
- Tener a todos frente a la cámara. Ver las caras de todos ayuda a fomentar un sentido de comunidad. Esto también les permite compartir señales no verbales a pesar de no estar en la misma habitación.
- Utilice la función de silencio. Muchas plataformas de videoconferencia te permiten silenciar a ciertos asistentes a la reunión o al grupo por completo. Esto es beneficioso si su equipo tiene ruido de fondo que puede causar una distracción. También evita que todos hablen unos sobre otros.
7. Realice llamadas de todo el equipo para la puesta en marcha del proyecto
Promueva la productividad y reúne el impulso organizando una videollamada antes del inicio de un nuevo proyecto. Las reuniones de lanzamiento del proyecto establecen el tono adecuado para la duración del proyecto y aseguran que todos estén de acuerdo con respecto a los detalles del proyecto. Celebrar estas reuniones antes de que comience el proyecto le permite a tu equipo hacer preguntas que pueden evitar problemas o confusiones más adelante. También les permite saber que no están solos, incluso si laboran desde casa.
8. Considera detener o retrasar el proyecto
Cuando te ves obligado a trabajar de forma remota, es importante evaluar el impacto que puede tener en cada proyecto. Habla con el patrocinador, la junta o el cliente de su proyecto y determine si necesitas detener o retrasar cualquier proyecto en curso hasta nuevo aviso. Esto muestra tu liderazgo y voluntad de hacerse cargo durante situaciones difíciles o inesperadas.
9. Recopile comentarios
A medida que todos se adaptan a un nuevo estilo de trabajo, solicita sugerencias a tus colegas y equipo sobre cómo mejorar el flujo de trabajo y los métodos de comunicación. Los comentarios pueden ayudar a mejorar tus prácticas actuales y la productividad general de tu equipo. También les permite expresar sus preocupaciones sobre los métodos que no han funcionado para ellos y le brinda la oportunidad de abordarlos antes de que se conviertan en un problema.
10. Prioriza tareas y planifica tu flujo de trabajo
Para laborar con éxito en un proyecto, ten un proceso establecido. La planificación de tu flujo de tareas puede ayudar a reducir el estrés y ayudarte a hacer un mejor uso de tu tiempo. Esto es especialmente crucial en tu función como gerente de proyecto, ya que a menudo realizas múltiples tareas a lo largo del día.
Antes de comenzar tu día, crea una lista de tus responsabilidades. Priorice tus tareas más importantes con los plazos más tempranos y al mismo tiempo deja tiempo adicional para circunstancias imprevistas, como llamadas de trabajo inesperadas o nuevas responsabilidades.
Después de leer nuestro articulo sobre los 10 Consejos para una Gestión de Proyectos Exitosa ya estas listo para ser exitoso.
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